Jenis Surat ini merupakan surat yang berisikan permintaan barang kepada suatu instansi perusahaan yang bergerak dibagian jasa penyediaan barang. Oleh karena itu, pemikiran yang serius dan penulisan yang baik harus dilakukan dalam menyusun surat-surat. Sebuah kecerobohan kecil dapat mengakibatkan hilangnya pelanggan atau sebaliknya. Oleh karena itu surat-surat harus ramah dan bijaksana. Surat harus pasti dan lengkap supaya bisa sampai ke pembaca persis seperti keinginan penulis. Setiap kesalahan atau ketidaklengkapan akan berarti penundaan pengiriman dan penagihan akan rumit dan juga kerugian bisnis.
Surat pemesanan barang tidak perlu didahului dengan penyelidikan atau menawarkan. Informasi yang diterima dari katalog dan iklan juga membantu orang-orang dan partai-partai dalam menempatkan dan penjualan. Oleh karena itu, surat ini memiliki kepentingan yang besar. Penulisan yang tepat harus diambil dalam rangka penyusunan untuk memastikan penanganan yang efisien dan untuk menghilangkan semua keraguan yang mengakibatkan hilangnya waktu dan kemungkinan pasar.
Fakta-fakta yang diinginkan adalah sebagai berikut :
1. Rincian mengenai barang yang dipesan atau pemesanan.
2. Arah untuk pengiriman.
3. Cara pembayaran.
Dalam paragraf pertama biasanya si pemesan memberitahu sumber informasi produk yang akan dipesannya. Di dalam paragraf tersebut terdapat gagasan utama dari pembuatan surat untuk melakukan pemesanan. Kemudian disertakan paragraf penjelasan dari pemesan mengenai rincian barang maupun hal lain yang dipesan tentang kuantitas, ukuran, harga dan lainnya. Pada akhir paragraf, si pemesan akan mencantumkan informasi mengenai pembayaran, lokasi, data pengiriman, tempat serta informasi spesifik lainnya
Saat melakukan pemesanan melalui surat sebaiknya memperhatikan :
1. Menyertakan rincian lengkap dari deskripsi, jumlah, serta jenis barang yang akan dipesan.
2. Menyertakan rincian lengkap dari data diri sehingga pihak penyedia barang akan mengirimkan barang ke tempat tujuan pemesan dengan benar.
3. Membuat kesepakatan dalam ketentuan pembayaran yang yang disepakati atas perjanjian jual-beli tersebut.
Contoh Order Letter :
November 15, 2011
PT. Aneka Buku
Rawamangun, East Jakarta 98795
Subject: Book order
Dear Sir or Madam:
First, I get information your product from brochure which I attach with this letter. Would you please ship the following item from your brochure dated August 23, 2011:
The adventure book with Title: "Indra Anak Petualang", Author: Ahmad Gumelar, Publisher:Wahyu Andi Ltd.
At the list price of that book Rp. 25.000 with the discount 10%.
We shall appreciate your shipping that book immediately to Jl. Raya Kalimalang 17321, number 23West Bekasi. Payment will be made when the book has been received.
Yours faithfully,
Asep Taufik
Asep Taufik,
Enc: Brochure dated August 23, 2011
Contoh Reply Order Letter :
PT. Aneka Buku
78, Rawamangun
East Jakarta 98795
November 17, 2011
Mr. Asep Taufik
Jl. Raya Kalimalang 17321
Number 23, West Bekasi
Subject: Reply for Book order
Dear Mr. Asep Taufik:
We are pleased to acknowledge your order about the adventure book. But, that book your order now is empty. We apologize for this condition, because the publisher did not send that book again.
We will immediately send your order when the book is already available. We will also send the newest catalogue from our company.
Please do not hesitate to contact us if you require further information.
We thank you for your order and we look forward to being of service to you in the future.
Yours sincerely,
Annaas Pamungkas
Annaas pamungkas,
General Manager
Enc: Catalogue November 17, 2011
0 comments:
Post a Comment